Zoom Webinar là gì? Hướng dẫn sử dụng Zoom Webinar, cách tải và cài đặt an toàn bảo mật 6/2020

Zoom Webinar là gì? Hướng dẫn sử dụng Zoom Webinar, cách tải và cài đặt an toàn bảo mật 6/2020

Bài viết Hướng dẫn sử dụng Zoom Webinar này sẽ giúp bạn hiểu Zoom Webinar là gì, cách tải và cài đặt an toàn cũng như tổ chức hội thảo trực tuyến thành công.

Nhắc nhở nhẹ nhàng: bài viết dài và “hơi” hữu ích, thế nên hãy chia sẻ ngay bài viết Hướng dẫn sử dụng Zoom Webinar này về Facebook của bạn để đọc ngay khi cần dùng lại và bạn bè của bạn cũng được giúp đỡ.

1.  Tại sao phải dùng Zoom Webinar khi đã có Zoom Meeting?

Bạn chắc chắn sẽ thắc mắc tại sao lại phải chuyển sang sử dụng Zoom Webinar trong khi đang sử dụng “ngon lành” Zoom Meeting. Cớ sao lại sử dụng Zoom Webinar khi tổ chức hội thảo trực tuyến?

Cơ bản nhất là: Zoom Webinar – phần mềm all-in-one, hỗ trợ tổ chức hội thảo thu phí; email tự động nhắc nhở; quyền kiểm soát tất cả người tham dự.

Ngoài các tiện ích ‘phải’ có như giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng tổ chức các hội thảo trực tuyến dù bạn ở đâu, đang làm gì.  Zoom Webinar đưa đến cho doanh nghiệp các trợ năng bổ ích cao cấp: báo cáo, tạo cuộc thăm dò ý kiến, khảo sát, và email tự động nhắc nhở và cá nhân hoá, tất cả công cụ trong một phần mềm, bật/tắt tiếng mọi người…Với Zoom Webinar, tổ chức hội thảo trực tuyến trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bất kỳ phần mềm nào.

Nghe có vẻ hay đấy và hữu ích đấy, thế thực sự Zoom Webinar là phần mềm gì?

2.  Zoom Webinar là gì?

Zoom Webinar là sự kết hợp của ‘web’ và ‘seminar‘ trên nền tảng Zoom.
Zoom Webinar là nơi tổ chức hội thảo hay sự kiện marketing quảng báo trực tuyến, dựa trên nền tảng web và sử dụng internet; nhờ đó mà mọi người được kết nối với nhau mà không cần di chuyển tới địa điểm hay phát sinh các chi phí khác, tất cả sẽ được tham dự hội thảo ngay cả khi đang ở nhà. 
Trong kinh doanh, Webinar có thể sử dụng để giới thiệu sản phẩm và mời khách hàng, đối tác tham gia tương tác.

Vậy, tại sao Zoom Webinar lại ‘ngon’ hơn khi muốn tổ chức hội thảo trực tuyến?

3.  So sánh Zoom Webinar và Zoom Meeting.

Nền tảng Zoom Meeting và Zoom Webinar, món nào mới thực sự ‘ngon’ và phù hợp với mong muốn của bạn:

Zoom Webinar Zoom Meeting
Áp dụng với  Các sự kiện lớn và chương trình phát sóng công cộng (50+ người tham dự), như:

  • Các buổi giới thiệu sản phẩm
  • Các buổi giảng dạy, đào tạo
  • Họp cập nhật hàng quý
  • Các buổi tọa đàm (talkshow)
    Nhóm từ nhỏ đến lớn (2+ người tham gia), như :

  • Các cuộc họp trực tiếp với khách hàng
  • Các cuộc họp bán hàng
  • Các buổi đào tạo từ xa nội bộ
Đối tượng sử dụng 
  • Các công ty tổ chức sự kiện
  • Lãnh đạo của công ty, tổ chức (SVPs and C-Suite)
  • Các diễn giả nổi tiếng
  • Các nhân viên công ty
  • Giảng viên, nhóm đào tạo
  • Các hội nhóm, câu lạc bộ
Các gói dịch vụ  Tính năng Add-on, áp dụng từ tài khoản Pro hoặc cao hơn Có bản miễn phí và bản trả phí

3.1  Các tính năng add-ons: 

Zoom Webinar Zoom Meeting
Đối tượng tham gia
  • Host và Co-host
  • Panelists
  • Attendees
  • Host và Co-host
  • Participants
Chia sẻ âm thanh
  • Chỉ Host và panelists mới có thể tắt/ bật tiếng của chính họ.
  • Attendees tham gia chỉ có chế độ nghe
  • Host có thể bật tiếng một hoặc nhiều Attendees
  • Tất cả người tham gia có thể tắt/ bật tiếng của chính mình
  • Host có thể tắt tiếng hoặc yêu cầu tắt tiếng
  • Host có thể đặt tất cả Participants tắt tiếng khi bắt đầu vào cuộc họp
Chia sẻ Video Chỉ có Host và Panelists Toàn bộ người tham gia
Chia sẻ màn hình
Số lượng người tham dự Từ 100 đến 10.000 người tuỳ vào gói được lựa chọn Lên đến 100 người với bản free, tối đa 1.000 người tuỳ theo gói và Add-ons sử dụng
Chat Hiển thị Host và Panelist Hiển thị toàn bộ người tham gia
Q&A Không có
Email nhắc nhở nếu kích hoạt Không có
Bảng viết Có 
Chú thích
Livestream Facebook, Youtube, dịch vụ phát trực tiếp tuỳ chỉnh
Yêu cầu đăng ký tài khoản Zoom Tất cả tài khoản sử dụng Đối với tài khoản trả phí
Chuyển tập tin Không có
Bỏ phiếu Bỏ phiếu trên Webinar Bỏ phiếu trên Meeting
Ghi âm
Phụ đề
Yêu cầu mật khẩu
Quay số quốc tế

Tóm lại: Zoom Webinar có đầy đủ các Add-ons hỗ trợ từ lúc thiết lập, điều hành và kết thúc buổi hội thảo giúp tăng sự tương tác, hiệu quả và đánh giá chất lượng của một webinar chất lượng và hiệu quả.

4.  Hướng dẫn sử dụng Zoom Webinar dành cho Ban tổ chức (Host)

Hơi bổ ích đấy nhé, nghiên cứu ngay nếu bạn là ban tổ chức (host) của một webinar. Bạn đã biết được những cách này chưa?

4.1  Cách thiết lập trước 1 hội thảo trực tuyến trên Zoom Webinar 

Bước 1: Sign in (Đăng nhập tài khoản) tại zoom.us/webinar

Bước 2: Chọn Webinars trong thanh công cụ. Danh sách các Webinars của bạn đã và đang được lên sẵn tại đây.

 hướng dẫn sử dụng zoom webinar: lên lịch tổ chức hội thảo trực tuyến trên Zoom Webinar

Bước 3: Chọn Schedule A Webinar.

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: lên lịch tổ chức hội thảo trực tuyến trên Zoom Webinar

Nếu không muốn chỉ mình bạn tham dự webinar của bạn. Thì đừng quên làm rõ và sử dụng các vấn đề sau:

4.1.1.  Thiết lập bắt buộc để tạo 1 webinar thành công với nghìn người tham dự:

    • Topic (Chủ đề): một cái tên thật thu hút và dễ hiểu.
    • Description (Mô tả):  mô tả chi tiết và hấp dẫn về hội thảo của bạn như: nội dung của hội thảo hay khách mời thậm chí là những lời kêu gọi đăng ký (vì điều này sẽ được hiển thị trên trang đăng ký của bạn)
    • Use a Template (Sử dụng mẫu): Bạn thích sử dụng mẫu có sẵn hay không, nếu có bạn có thể chọn một trong số chúng.
    • When (Thời gian): ngày và giờ Webinar diễn ra 
    • Duration (Thời lượng): thời lượng gần đúng của Webinar, và nó cũng chẳng kết thúc nếu vượt quá thời lượng này đâu, nên bạn đừng lo nếu “nói nhiều” quá sự dự tính.
    • Time Zone (Múi giờ): Mặc định, sử dụng múi giờ mà bạn đã gửi trong Hồ sơ, tuy nhiên bạn có thể thay đổi múi giờ khác.
    • Recurring webinar (Định kỳ, lặp lại hội thảo): tính thường xuyên và định kỳ, Recurring để ID sẽ giữ nguyên; thiết lập tần suất, ngày kết thúc mà không cần làm lại.hướng dẫn sử dụng zoom webinar: lặp lại hội thảo trực tuyến trên zoom
      • Registration (Đăng ký): người tham dự phải đăng ký trước khi tham gia, chọn để thiết lập mẫu đơn đăng ký còn không thì thôi…
    •  Webinar Password (Mật khẩu): Yêu cầu mật khẩu khi tham gia và đổi mật khẩu Webinar nếu muốn. Người tham gia sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu với mật khẩu đã cung cấp trong email xác nhận đăng ký cùng với ID. 

Để đảm bảo tính bảo mật, hãy lựa chọn một mật khẩu mới, đến cả bạn cũng không đoán được nó.

    •   Video:  
      • Host: Bật/ tắt video máy chủ khi tham gia, tuy nhiên, máy chủ vẫn sẽ có tùy chọn để bắt đầu video lại.
      • Panelist: Bật/tắt video của Panelists. Nếu chọn tắt, họ sẽ không thể bật video trừ khi bạn thay đổi cài đặt này.
    • Audio Options (Âm Thanh): Cho phép người tham gia gọi qua Chỉ Điện thoại, Chỉ âm thanh máy tính, Cả hai

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: cài đặt máy chủ

Một số yêu cầu khác

    • Webinar Options:
      • Q & A: Sử dụng bảng Q&A trong hội thảo 
      • Enable Practice Session: Thực hiện phiên chiếu lại thay vì phát trực tiếp
      • Only authenticated users can join: Người dùng phải đăng nhập tài khoản Zoom nếu muốn tham gia 
      • Record the webinar automatically: Tự động ghi lại hội thảo, và ghi trên máy chủ hoặc lưu trên đám mây.
    • Alternative Hosts (Máy chủ lưu trữ thay thế): Cấp phép cho một người khác qua địa chỉ Email và cho phép họ bắt             đầu cuộc họp khi bạn vắng mặt

 Bước 4: Click Schedule.

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: lên lịch tổ chức hội thảo trực tuyến trên Zoom Webinar

Ớ. Thế là hoàn thành lên lịch cho một Webinar. Dễ nhỉ! Nhưng nếu có ‘hứng’ lên muốn thay đổi gì thì bạn có thể kiểm tra thông tin và Edit this Webinar nếu muốn.

Tuy nhiên, thế thì ai cũng biết, tiếp theo mới là một số ‘chiêu bài’ có sẵn mà không phải ai cũng biết để sử dụng.

4.1.2.  Webinar Options chuẩn bị trước một webinar:

Bước 5: Invitations – Lời mời tham dự 

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: mời người tham dự trên zoom webinar

Invite Panelists (Mời tham luận viên):  Nhập tên và địa chỉ email để mời họ. 

Nhấn Save để gửi lời mời đến Panelists mới được nhập. Add Another Panelist nếu bạn muốn thêm nhiều hơn một.

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: đăng ký tham dự

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: đăng ký tham dự Zoom Webinar

 Lưu ý: 

    • Tối đa 300 panelists, tùy thuộc vào Add-ons.
    • Có thể xóa và thêm Panelists bất cứ lúc nào trước Webinar diễn ra
    • Send Invitation Email to Panelists Immediately (Gửi email mời ngay lập tức) Panelists sẽ nhận được thư mời qua email ngay khi bạn ấn Save.
  • Invite Attendees: Cho phép Host copy URL để invite người tham dự, email thư mời.
  • Approval (Phê chuẩn): Yêu cầu người tham dự cung cấp thông tin, form yêu cầu có sẵn hoặc ý muốn của bạn.

Bước 6: Email Settings – Cài đặt Email liên quan

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: Cài đặt Email trên zoom webinar

Trong tab Email Settings: 

  • Select Email Language: Ngôn ngữ gửi Email, hiện tại Zoom vẫn chưa có Email bằng Tiếng Việt đâu.
  • Email Contact: Email liên hệ với bạn
  • Invitation Email to Panelists: Thư mời bằng Email cho Panelists
  • Confirmation Email to Registrants Send upon registration: Email xác nhận cho người đăng ký khi gửi đơn đăng ký tham gia
  • No reminder email to Attendees and Panelists: Email nhắc nhở cho Attendees và Panelists
  • No follow-up email to Attendees: Email theo dõi Attendees, nhắc nhở về việc tham gia
  • No follow-up email to Absentees: Email nhắc nhở đối với người đăng ký nhưng vắng mặt

Bước 7: Branding – Biến Webinar mang tính thương hiệu của bạn.

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: Branding trên zoom webinar

  • Title: tiêu đề của đơn đăng ký tham dự Webinar
  • Banner: hiển thị ở đầu trang mời tham dự. (GIF,JPG/JPEG or 24-bit PNG; max:1280px by 1280px)
  • Logo: Sẽ được hiển thị ở bên phải của chủ đề hội thảo trên trang thư mời, trang đăng ký và trong thư mời email đến hội thảo trên web. (JPG/JPEG or 24-bit PNG; max: 600px by 600px)
  • Post Attendee URL: Link Post đăng bài tham dự
  • Post Webinar Survey: Survey sẽ được mở trong trình duyệt của người tham gia ngay sau khi Webinar kết thúc.

4.1.3.  Webinar Options sử dụng đánh giá sau 1 webinar

Bước 8: Polls – Thu hút tương tác và dễ dàng khảo sát

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: tạo Poll trên zoom webinar

Tạo ra Polls để bỏ phiếu với nội dung được lên sẵn.

Bước 9: Q&A

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: Q&A trên zoom webinar

Được cài đặt mặc định và bạn có thể thay đổi quyền:

  • Cho phép câu hỏi ẩn danh
  • Cho phép người tham dự xem
  • Chỉ trả lời câu hỏi
  • Tất cả các câu hỏi
    • Người tham dự có thể upvote
    • Người tham dự có thể bình luận

Bước 10: Integration

Bước 11: Live Streaming

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: Live Streaming trên zoom webinar

Chức năng Live Streaming và thực hiện tại Facebook, WorkPlace, hay Youtube.

4.2.  Hướng dẫn bắt đầu hội thảo trực tuyến đã được cài đặt trước trên Zoom Webinar

Muốn bắt đầu hội thảo trực tuyến thì bạn có 2 cách này:

  • Đăng nhập vào cổng thông tin web Zoom.us và nhấp vào Webinar, chọn Start
  • Trong ứng dụng Zoom, bấm vào tab Cuộc họp. Tìm Webinar và nhấp vào Start.

Hoặc vào lịch của bạn, nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản Zoom trước khi nhấp vào liên kết và Start thôi.

4.3.  Hướng dẫn điều hành hội thảo trực tuyến trên Zoom Webinar 

  • Người chủ trì và người tham gia chính có quyền chia sẻ màn hình.
    • Share screen: có thể share audio của thiết bị nếu đó là video clip.
    • Chia sẻ slide trình chiếu.
    • Cung cấp white board (bảng viết).

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: Hướng dẫn điều hành hội thảo trực tuyến trên Zoom Webinar

  • Người chủ trì có quyền record video (thu hình) và audio của cuộc họp.
  • Người chủ trì có thể sử dụng virtual background (màn hình ảo) để hiển thị màn hình đã chọn sẵn nếu cần thiết.
  • Quyền phê duyệt người tham dự:
    • Cách 1: Người tham dự đăng ký và được gửi email tham dự, họ sẽ tự động join khi nhấp vào ID đã được gửi ở email.
    • Cách 2: Host sẽ tự phê duyệt từng người tham dự

Làm xong hội thảo rồi, làm sao để xem báo cáo về kết quả?

4.4.  Hướng dẫn xem báo cáo kết quả về hội thảo trực tuyến đã tổ chức trên Zoom Webinar

Bước 1: Đăng nhập vào website: Zoom.us và chọn Reports, rồi nhấp vào Account Management > Reports.

Bước 2: Nhấp vào Usage Reports

hướng dẫn sử dụng zoom webinar: xem báo cáo trên zoom webinar

Đấy, báo cáo đấy, bạn sẽ đánh giá webinar của bạn đã đủ tốt chưa để lần sau tổ chức 1 webinar sao cho hay hơn và thu hút hơn (cái này thì tuỳ bạn).

5.  Hướng dẫn tải, cài đặt và sử dụng Zoom Webinar dành cho Panelists

Điều kiện sử dụng:

  • Phải mua gói hội thảo trên web gồm 100, 500, 1000, 3000, 5000 hoặc 10000 người tham gia
  • Máy chủ phải được cấp phép (áp dụng với gói trả tiền)
  • Zoom Desktop Client phiên bản 3.0+
  • Zoom ứng dụng di động phiên bản 3.0+

Cách tham gia Zoom Webinar:

  • Cách 1: Click vào link mời tham gia cuộc họp ở email mời tham gia.
  • Cách 2: Đối với người đã có account zoom và đã cài đặt Zoom Video Webinar. Thì chỉ cần tham gia bằng cách nhập ID và password trong email mời tham gia đã nhận

6.  Hướng dẫn tải, cài đặt và sử dụng Zoom Webinar dành cho Attendees

Điều kiện sử dụng:

  • Phải mua gói hội thảo trên web gồm 100, 500, 1000, 3000, 5000 hoặc 10000 người tham gia
  • Máy chủ phải được cấp phép (áp dụng với gói trả tiền)
  • Zoom Desktop Client phiên bản 3.0+
  • Zoom ứng dụng di động phiên bản 3.0+

Cách tham gia Zoom Webinar:

  • Cách 1: Click vào link mời tham gia cuộc họp ở email mời tham gia.
  • Cách 2: Đối với người đã có account zoom và đã cài đặt Zoom Video Webinar. Thì chỉ cần tham gia bằng cách nhập ID và password trong email mời tham gia đã nhận

7.  Những lưu ý khắc phục lỗi bảo mật của Zoom Webinar

Các lỗi bảo mật của Zoom chỉ xuất hiện khi bạn không biết đến 04 cách khắc phục dưới đây:

  • Cách 1: Sử dụng ID và mật khẩu dùng một lần, khó đoán
  • Cách 2: Sử dụng phòng chờ ảo, Host chấp nhận duyệt tham dự
  • Cách 3: Phong tỏa cuộc họp, chặn chia sẻ đường dẫn, mật khẩu vào phòng họp
  • Cách 4: Luôn kiểm tra và cập nhật các bản cập nhật phần mềm Zoom thường xuyên

< Đọc thêm > Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Zoom Meeting

Tổng kết: Repu Digital mong rằng với ít kiến thức và kinh nghiệm ‘mọn’ này, bạn có thể chém bay ngay các lỗi về bảo mật để rồi tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến ‘kín’ người.

Trả lời