Áp dụng công nghệ tổ chức các sự kiện Online trực tuyến thay thế cho sự kiện offline đang dần trở thành xu hướng tại Việt Nam và nhiều nước trên thế giới hiện nay. Do ảnh hưởng của dịch COVID-19, nhiều hoạt động và các sự kiện offline buộc phải hủy bỏ hoặc trì hoãn không thời hạn, gây ra những tổn thất lớn lao đối với các doanh nghiệp và các tổ chức trên cả nước. Tuy nhiên nhiều đ ơn vị hiện nay đã nhanh chóng đón đầu xu hướng, tổ chức các sự kiện trực tuyến ảo trên nền tảng công nghệ của Zoom. Thậm chí, đây còn là giải pháp an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí, cho phép tiếp cận đến số lượng lớn khán giả ngay tại nhà chỉ với kết nối Internet tiện dụng. Cùng tìm hiểu sơ lược về quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom Cloud Meeting qua bài viết dưới đây.

Tại sao cần phải tổ chức sự kiện trực tuyến?

Cho dù các đơn vị bị ảnh hưởng bởi những hạn chế về đi lại và tiếp xúc trực tiếp do dịch Covid gây ra hay chỉ đơn giản là muốn tổ chức 1 sự kiện có khả năng tiếp cận đến số đông khán giả trong khi vẫn tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc, thì SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN ONLINE là giải pháp hoàn hảo hàng đầu nên lựa chọn.

Với SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN các diễn giả và khán giả có thể tham gia sự kiện từ bất cứ đâu miễn là có kết nối Internet. Điều này giúp tạo ra cơ hội tuyệt vời để kết nối, chia sẻ kiến ​​thức, dạy và học cũng như kết nối mọi người với nhau trên mọi lúc và mọi nơi.

Ngay cả khi bạn chưa sẵn sàng 100% cho các sự kiện trực tuyến, với Zoom bạn vẫn có thể thêm một hoạt động trực tuyến nào đó trong chuỗi sự kiện để mở rộng phạm vi tiếp cận khán giả. Các chuỗi sự kiện kết hợp tạo ra trải nghiệm hoàn toàn mới dành cho cả khán giả trực tiếp và khán giả tham dự Online.

Những ưu điểm nổi bật của các sự kiện trực tuyến bao gồm:

• Tạo ra trải nghiệm tương tác trực tuyến phong phú, sinh động: Trải nghiệm giữa các diễn giả và khán giả tại các sự kiện trực tuyến có tính tương tác cao hơn so với những sự kiện được quay video sẵn. Điều này cũng cho phép khả năng kết nối trên quy mô rộng lớn hơn.
• Đề cao tính sáng tạo: Làm cho sự kiện của bạn trở nên sống động với những trải nghiệm phong phú gắn kết những người tham dự lại với nhau.
• Mang tính Cá nhân hóa: Xây dựng trải nghiệm xung quanh nhu cầu và sở thích riêng của khán giả.
• Làm nổi bật thương hiệu của đơn vị tổ chức: Hãy để hình thức và nội dung sự kiện phản ánh thương hiệu của bạn với những người yêu mến.
• Tăng cường hiệu quả tương tác: 93% mọi người đã tham gia sự kiện trực tuyến đồng ý rằng hình thức này tạo ra cảm giác tương tác chân thật và phong phú hơn.
• Hiệu quả thu hút khán giả cao: 62% các đơn vị đã tổ chức thành công sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom cho biết họ đã giữ chân thành công khán giả của mình cho các phiên sự kiện tiếp theo.

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến – Virtual Events

Để lập kế hoạch và đưa ra các quyết định đúng đắn cho sự kiện như lựa chọn cách thức, địa điểm, lựa chọn diễn giả… bạn nên lập một list câu hỏi và trả lời nó:

• Sự kiện trực tuyến hướng đến đối tượng nào?
• Vì sao họ nên tham gia sự kiện này?
• Mục tiêu của sự kiện là gì?
• Sự thành công của sự kiện được đo lường như thế nào?

Sử dụng các công cụ thích hợp (Zoom Meeting, Zoom Webinar hay Zoom Event)

Lựa chọn quan trọng hàng đầu trong quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến là quyết định sử dung cuộc họp thu phóng hoặc hội thảo trên web video thu phóng – hay cả hai. Lựa chọn công cụ phù hợp sẽ cho phép bạn thiết kế trải nghiệm đáp ứng được các mục tiêu của bạn. 

Thiết kế trải nghiệm tương tác

Để tạo nên một sự kiện trực tuyến thành công thì mang đến trải nghiệm cho khán giả là yếu tố rất quan trọng. Do đó, sáng tạo trong việc kết hợp một số yếu tố tương tác với khán giả để giúp sự kiện trở nên thu hút và sinh động hơn trong quá trình tổ chức sự kiện. 

• Trước sự kiện: Bạn có thể giữ lượng 1 phiên sự kiện dưới một giờ rồi dành thời gian cho phần Hỏi và Đáp để giao lưu với khán giả; Lên lịch nghỉ giữa các phiên sự kiện; Đối với các hội nghị kéo dài nhiều ngày, hãy cân nhắc ngày kết thúc sớm hơn…Ngoài ra, bạn có thể cho phép những người tham gia đã đăng ký kết nối trước và trong sự kiện bằng việc sử dụng Zoom Chat để . Đối với các sự kiện quy mô lớn, có thể đầu tư vào việc xây dựng các “gian hàng” ảo…
• Trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện trực tuyến trên nền tảng phần mềm zoom, bạn có thể bật các chức năng hỏi đáp, tính năng bỏ phiếu, chia phòng họp nhóm,… cho phép khán giả tương tác với diễn giả. 
• Sau sự kiện: Bạn có thể gửi bảng khảo sát đến khán giả đề thu thập phản hồi và đánh giá về chất lượng của sự kiện. Khi sử dụng Zoom Webinar bạn có thể thiết lập bảng khảo sát có thể khởi động chạy tự động sau khi khách mời rời khỏi sự kiện.

Tất cả phải sẵn sàng cho sự kiện

Để bảo bảo cho sự kiện diễn ra thành công, hãy xem lại danh sách kiểm tra sự kiện trực tuyến:

• Nhóm sản xuất: Chỉ định nhà sản xuất, tạo kênh Zoom chat, tạo lịch trình sản xuất, tạo quy trình sự kiện
• Nhóm kỹ thuật: Thiết lập cài đặt cuộc họp/hội thảo, bật phiên sự kiện thực hành, mời các tham luận viên, thiết lập phát trực tiếp, lập kế hoạch ai sẽ là thư ký sự kiện
• nhóm thuyết trình: Đảm bảo chất lượng âm thanh và video hoạt động tốt trước khi sự kiện bắt đầu. 

Truyền thông sự kiện

Dù sự kiện của bạn có tuyệt vời đến đâu, nhưng không truyền thông quảng bá nó, khán giả sẽ không biết đến sự tồn tại của sự kiện. Vì vậy, hãy tạo nội dung để tiếp thị sự kiện một cách hiệu quả và thu hút người tham sự kiện trực tuyến của bạn. 

Tổ chức sự kiện trực tuyến

Sau khi đã hoàn thành tất cả các công việc lập kế hoạch và chuẩn bị. Giờ là lúc tổ chức sự kiện trực tuyến. Vào giây phút này, bạn cần lưu ý tổng duyệt sự kiện, bắt đầu sự kiện sớm để người tham dự  có thời gian tham gia, lưu ý nhạc mở đầu sự kiện để không vi phạm bản quyền, kiểm tra cài đặt…

Thu thập thông tin sau sự kiện trực tuyến

Khi sự kiện trực tuyến kết thúc, có thể thêm một số bước để thu thập phản hồi, tận dụng bản ghi và theo dõi khách hàng tiềm năng để tận dụng tối đa sự kiện:

• Khảo sát sau sự kiện
• Truyền đạt nội dung sự kiện được ghi lại
• Theo dõi người tham gia
• Báo cáo sự kiện
• Đánh giá hiệu quả 

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn tạo tính năng Pollings trong Zoom Meeting

Trên đây là toàn bộ những hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom. Mọi doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu được tư vấn và mua các gói Zoom tổ chức sự kiện trực tuyến vui lòng liên hệ:

Zoom Vietnam – Repu Digital

Website: https://zoom.org.vn

Hotline: 0973838000